Rédiger une charte de projet : 10 astuces (Template + vidéo)

La charte de projet, indispensable au management de projet, assure l'engagement du sponsor et la clarification des exigences.

Selon les organisations, elle peut aussi être nommée note de cadrage, lettre de mission, note de synthèse ou note de lancement du projet.

Dans cet article, je vous propose de découvrir qu'est-ce qu'une charte de projet, quel est son contenu, des astuces pour la rédaction, avec un exemple de charte de projet. 

Qu'est-ce qu'une charte de projet ?

La charte de projet, également nommée note de cadrage ou note de synthèse, est un document crucial.

Elle confirme l'existence d'un projet en décrivant précisément ce dernier et les résultats à obtenir.

Parallèlement, elle confère au gestionnaire du projet l'autorité nécessaire pour utiliser les ressources organisationnelles, assurant ainsi le bon déroulement des activités du projet.

C'est aussi l’élément déclencheur du cycle de vie d’un projet. Elle arrive après là le business case (étude d’opportunité) et elle est suivie par la phase de planification du projet.

Qui rédige la charte de projet ?

La charte de projet est le document émis par le commanditaire ou sponsor du projet, qui confirme formellement l’existence du projet. 

En tant que chef de projet, vous devriez insister pour que la note de cadrage soit préparée et approuvée avant que vous ne vous engagiez vous ou quelqu’un d’autre sur les activités du projet.

Dans certains cas, le chef de projet peut être amené à la rédiger lui-même, mais ce sont le commanditaire et certaines parties prenantes du projet qui l’approuve et la valident.

Pourquoi faire une charte de projet ?

Le but ultime de la charte de projet ou note de cadrage est de confirmer le lancement d'un projet et le faire approuver.

C'est un document de référence pour chaque étape du projet, qui sert à définir clairement les attentes, les réponses et le rôle et responsabilités du chef de projet.

Il sert à faire des arbitrages au sein de l'équipe, à valider les enjeux, l’opportunité à saisir ou le problème à traiter, les bénéfices, le contenu et les livrables du projet.

Cela implique également d'anticiper les impacts potentiels que pourrait générer le projet, afin de mieux adapter les ressources et stratégies aux besoins identifiés.

Voici un schéma qui vous rappelle les phases du cycle de vie d’un projet.

La phase de contrôle et de suivi n’est pas représentée dans le schéma, mais s’effectue en parallèle de la réalisation.

Les 10 étapes de rédaction

La charte ou note de cadrage permet aux parties prenantes du projet de comprendre les principaux livrables, les jalons, ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans le projet.

La rédaction d'une charte de projet nécessite une approche organisée et structurée.

Voici les principales étapes à suivre :

1.  Présenter la raison d'être du projet

La première étape pour rédiger un projet est de présenter la raison d'être et les motivations du projet.

Il est question de savoir la raison et la situation initiale qui nous ont amené à ce projet. 

Cette synthèse doit contenir tous les renseignements dont ont besoin les principales parties prenantes pour approuver le projet.

La présentation sommaire du projet devrait aussi comprendre des informations générales sur le projet, notamment :

• La raison d’être du projet (ex. le problème opérationnel à traiter, l’opportunité business ou l’exigence légale et règlementaire)
• Les principales parties prenantes qui seront impactées par le projet.

2. Définir les objectifs et KPIs

La deuxième étape de la charte de projet est la définition des objectifs du projet et les critères de mesure de succès afin de confirmer l’atteinte des objectifs et résultats souhaités.

Il convient de rappeler que les objectifs du projet sont des énoncés précis et concrets.

Ces objectifs seront pilotés par des critères de mesure pour confirmer la satisfaction des attentes.

Enfin, les résultats opérationnels sont les résultats qu’on prévoit d’obtenir à la fin du projet.

3.  Définir le périmètre / Hors périmètre du projet 

Définissez clairement le périmètre du projet.

Pour ce faire, donnez une description générale des inclusions et exclusions du projet (qu’est ce qui est dans le périmètre et qu’est ce qui ne l’est pas).

Vous pouvez également détailler les caractéristiques du produit ou du service à offrir ou le résultat à atteindre dans le cadre du projet.

4.  Décrire les hypothèses et contraintes

Il est crucial ici d'exposer toutes les hypothèses sur lesquelles se fonde la conception du projet.

Ces hypothèses peuvent englober divers domaines tels que l'environnement de travail, la disponibilité des ressources, la technologie utilisée ou les facteurs politiques. 

Parallèlement, une définition claire des contraintes, qu'elles soient liées au temps, au budget, aux ressources humaines ou aux spécifications techniques, doit être réalisée.

Une analyse SWOT, permettant d'identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces du projet, peut s'avérer très utile pour cette étape.

Ces contraintes seront les garde-fous tout au long du projet et guideront la planification et la mise en œuvre.

En identifiant les limites du projet, cela garantit une mise en œuvre réaliste et gérable. Ce travail d'anticipation facilitera la préparation de stratégies efficaces pour surmonter les éventuels obstacles.

Il est également crucial d'inclure les objectifs financiers dans la charte, afin d'assurer que toute l'équipe partage une vision commune. 

Négliger cet aspect peut créer des divergences qui impactent la réussite du projet.

5.  Déterminer les jalons

Il ne s’agit pas de donner des dates précises, mais d’indiquer les principaux jalons et deadlines du projet.

Notamment, les phases et étapes du projet, ainsi que les points de vérification et les portes d’approbation.

Vous pouvez également indiquer les contraintes en termes de délais qui doivent être prises en compte plus tard en phase de planification.

Je cite à titres d’exemples :

• Un gel des activités de la fin d’année
• Un produit qui doit être lancé à une certaine date (Time To Market)
• Une disposition réglementaire ou légale exigeant imposant une mise en conformité avant une date fixe.

Ces dates ne bougeront pas, il est donc nécessaire de les mentionner pour les prendre en compte.

Vous pouvez bien évidemment préciser dans votre charte de projet, que cet échéancier sera surement sujet à des modifications ultérieures.

6.  Définir les livrables

Définissez les principaux produits, services ou résultats qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue de réaliser le bénéfice attendu.

Attention : N’oubliez pas d’inclure les produits livrables internes du projet qui sont requis pour le management de projet.

Il faudrait préciser aussi les critères d’évaluation de la réussite et de la qualité des livrables, ainsi que le processus et les acteurs d’approbation de chaque livrable.

7.  Présenter le budget global

Présentez le budget global approuvé pour le projet, en incluant une estimation détaillée des coûts nécessaires pour les ressources humaines, matérielles et financières.

Assurez-vous de prendre en compte les dépenses d’investissement (CAPEX) ainsi que les coûts opérationnels (OPEX) pour garantir une vue d’ensemble complète des besoins financiers du projet.

L’étude d’opportunité ou de rentabilité relative au projet devrait comprendre les estimations des coûts pouvant servir de fondement à cette section de la charte de projet.

Les chiffrages détaillés seront quant à eux effectués en phase de planification.

Il faudrait indiquer les différentes sources de financement qui seront utilisées pour supporter le projet.

Le sponsor de projet et le gestionnaire de projet devraient comprendre clairement d’où proviendra le financement et quand les fonds vont être débloqués.

8.  Présenter l'échéancier

Cet élément clé de la charte de projet offre une vision macro du projet en définissant les principaux jalons et les dates associées.

Il permet de planifier et de visualiser les différentes phases et étapes du projet, ainsi que les chantiers ou les jalons prévus à chaque étape. 

L'échéancier met en évidence les délais clés, les dates d'achèvement attendues et les interdépendances entre les différentes activités.

Il facilite la coordination des équipes et la gestion des ressources en identifiant les moments clés du projet et en permettant une meilleure gestion des délais. 

Cet échéancier macro est un outil essentiel pour assurer le suivi du projet et s'assurer que les étapes sont réalisées dans les délais impartis.

9.  Présenter les risques

La charte de projet serait incomplète sans présenter une évaluation initiale des risques, notamment les risques stratégiques qui ont été identifiés au début du projet.

Pour chaque risque identifié, évaluer son niveau d’impact et sa probabilité de survenance (exemple : faible, moyen ou élevé).

Par la suite, déterminer la stratégie appropriée à entreprendre pour maîtriser chaque risque identifié, et désigner la personne ou l’équipe chargée de traiter le risque, le cas échéant.

Mais c’est quoi au juste une stratégie de traitement des risques ?

En effet, le management des risques consiste à identifier, évaluer et puis traiter les risques.

Le traitement des risques consiste à fournir une réponse appropriée pour chaque risque.

Il existe 4 stratégies de réponse aux risques possibles :

• Éliminer le risque. Cette option consiste à éliminer complètement la probabilité ou l’impact du risque 
• Atténuer le risque. Mettre en place un plan d’action pour réduire la probabilité ou l’impact du risque 
• Transférer le risque. Transférer la responsabilité du risque à l’extérieur du projet (exemple, souscription d’une assurance)
• Accepter le risque. Se contenter de surveiller le risque et ne pas appliquer les stratégies susmentionnées.

10.  Décrire la gouvernance du projet

Décrivez la façon avec laquelle le projet sera géré et définir les instances de gouvernance qui vont être impliquées dans le processus d’approbation de la charte de projet.

Autrement dit, expliquer le processus décisionnel et indiquer qui prend quelle décision.

Par la même occasion, si ce n’est pas fait au début du document, il est possible d’exposer dans cette section "qui est assigné comme chef de projet", et "quel est le niveau d’autorité dont il dispose".

Ceci pourrait inclure :

• Est ce qu’il pourrait engager des dépenses ? Jusqu’à quelle limite
• Est ce qu’il a la capacité d’assembler une équipe ?

Attention : les exigences, le contenu, les échéanciers et les risque ne sont traités dans la charte qu’a très haut niveau. L’ensemble de ces aspects sera détaillé dans la phase ultérieure du projet. 

La charte de projet n’est qu’une représentation synthétique des éléments identifiés à ce stade du projet.

Quelles erreurs éviter dans la rédaction de la charte ?

Découvrez dans cette vidéo les erreurs courantes que tout chef de projet doit éviter dans la rédaction de la charte de projet :

Template

Afin de vous faciliter la tâche, je vous propose cet exemple de charte de projet en Word que vous pouvez adapter au contexte de vos projets.

Outils pour rédiger la charte

L’initiateur du projet, le maître d’ouvrage ou le sponsor s’appuie sur plusieurs outils pour bien réaliser la charte de projet.

Ci-après une liste des outils les plus recommandés :

Entretiens individuels

• Entretien directif (Interroger les utilisateurs en orientant leurs discours autour de différents thèmes définis au préalable)
• Entretien semi-directif.

Réunions de réflexion collective

• Brainstorming
• Ateliers de travail ou workshop
• Groupe de discussion ou focus group.

Si vous êtes intéressés par plus de détails concernant la meilleure manière de conduire ces différents outils, n’hésitez pas à me le faire savoir et nous reviendrons plus tard avec des articles détaillés sur ces outils et techniques.

Conclusion

En somme, la charte de projet est le contrat de nomination du chef de projet par le sponsor qui est le donneur d’ordre (ou le commanditaire).

Pour réussir sa rédaction, il faut bien présenter les informations liées au projet et au résultat souhaité de manière pertinente, dans le but de mettre toutes ses chances de son côté pour obtenir l'approbation des parties prenantes.

Notez que la charte est réalisée juste après le business case (étude d’opportunité) lors de la phase d'initialisation de projet.

Attention : Il est fort recommandé au chef de projet et au sponsor de considérer toutes les modifications ultérieures comme des avenants à la charte initiale (contrat initial).

N'hésitez pas à partager votre retour d’expérience, commentaires ou questions.