Cahier des charges : Comment le rédiger en 6 étapes (+ Exemple et Template)

Le cahier des charges ou périmètre détaillé du projet est le recueil des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, demandées par la maîtrise d’ouvrage.

Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats ou services attendus du projet.

À travers cet article, je vise à vous fournir une meilleure compréhension des tenants et aboutissants des cahiers des charges projet, leurs raisons d’être, les bonnes pratiques à adopter.

Avant de finir par la présentation d’un exemple de modèle à télécharger et à adapter pour vos projets.

Sans tarder, allons-y et bonne lecture.

Qu’est-ce qu'un cahier des charges ?

Dans cette section, nous allons définir le cahier des charges, ses objectifs, sa phase d'utilisation ainsi que ses différents types.  

1) Définition

Le cahier des charges est un document qui décrit les règles de gestion et de traitement dans le langage du métier.

Il exprime un besoin métier qui est à la fois : 

• Nécessaire : indique tous les paramètres requis pour la conception et réalisation du projet
• Réalisable : exprime un besoin réaliste et qui est techniquement et financièrement réalisable dans le cadre du planning, du périmètre détaillé du projet et des moyens disponibles
• Clair : cela veut dire que l’idée ou le besoin exprimé n’est pas susceptible d’être interprété différemment de ce que pense le maître d’ouvrage ou commanditaire du projet
• Vérifiable : l’équipe de projet ou l’AMOA doit s’assurer qu’il existe des moyens de vérifier ce qui est requis
• Cohérent : il doit exprimer des besoins qui ne se contredisent pas entre eux

En général, c'est le chef de projet qui est responsable de rédiger un cahier des charges.

Il peut toutefois être confié à un consultant chef de projet.

Le cahier des charges peut être élaboré en utilisant la méthode SMART pour définir les objectifs de manière précise et mesurable.

Cahier des charges : Modèle

Je vous propose dans ce modèle, une trame à suivre pour rédiger votre CDC.

L’exemple traité dans cette section porte sur un CDC informatique, spécifiquement un projet axé sur l'implémentation d'un nouveau système informatique.

2) Pourquoi faire ?

Un cahier des charges (CdC) sert à définir de manière détaillée les besoins et les exigences d'un projet, qu'il s'agisse d'un produit, d'un service ou d'un système.

Il peut également servir à valider la faisabilité du projet en apportant des éléments concrets sur les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques.

Par ailleurs, il est unanimement admis que la définition d'un CDC est l’un des tops 3 critères de réussite d’un projet, et ce, pour les raisons suivantes :

• Gérer un projet sans énoncé clair, c’est essayer d’atteindre un objectif sans avoir de point de référence, et après, ça revient à tenter de tirer dans une cible les yeux fermés
• Gérer un projet est une activité complexe qui ne tolère pas l’approximation
• Un cahier des charges métier est l’antidote à l’ambiguïté, il oblige à être clair sur les concepts et les attentes vagues
• Il sert à "discipliner" les réflexions des parties prenantes. Il permet d'encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de référence pour l’ensemble des acteurs
• L'absence d'un énoncé clair peut mener à un dérapage ou une dérive de périmètre (scope creep)

3) Quand le rédiger ?

Le cahier des charges est rédigé en début de phase planification.

En effet, à ce stade, vous avez rencontré les bénéficiaires du projet et documenté l’expression des besoins.

Vous avez donc maintenant une bonne idée des attentes fonctionnelles du projet ainsi que de certaines contraintes, exigences, et risques identifiés lors des réunions et interviews.

Cette expression des besoins est la base du périmètre détaillé du projet.

Le schéma ci-après décrit son positionnement dans le cycle de vie type d’un projet.

Ainsi, le CdC s’appuie donc sur les activités de recueil et d’analyse des besoins ou exigences métiers. Ces deux activités comprennent les tâches suivantes :

• Spécifier et modéliser les exigences : décrit un ensemble de spécifications métiers ou plans en détail
• Vérifier les exigences : s’assurer que l’ensemble des exigences ou de conceptions retenues pour le projet sont suffisamment développées pour être utilisables par la maîtrise d’œuvre
• Valider les exigences : vérifier que les exigences retenues pour le projet offrent une valeur à l’organisation et soutiennent les objectifs. Par la suite, faire valider ces exigences par les parties prenantes concernées
• Définir l’architecture des exigences : structurer toutes les exigences et conceptions afin qu’ils soutiennent l’objectif du projet et qu’ils fonctionnent efficacement comme un ensemble cohérent.

4) Types de cahier des charges

Il existe différents types de cahiers des charges, chacun ayant une finalité différente :

• Cahier des charges fonctionnel (CdCF) : décrit les fonctionnalités attendues du produit ou du projet, ainsi que les exigences fonctionnelles associées
• Cahier des charges technique (CdCT) : décrit les caractéristiques techniques requises pour la conception et la réalisation du produit ou du projet, ainsi que les normes à respecter
• Cahier des charges de sécurité (CdCS) : décrit les exigences en matière de sécurité du produit ou du projet, notamment les mesures de protection, les contrôles d'accès et les procédures de sauvegarde

Comment utiliser le cahier des charges (CDC) ?

En s’appuyant sur le cahier des charges projet, la maîtrise d’œuvre analyse et compare les différentes options, pour identifier et recommander la solution de mise en œuvre, qui offre la plus grande valeur à l’organisation.

Attention : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le comment).

Ainsi, lors de la rédaction de votre CDC, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire plutôt que comment il faut le faire !

Les spécifications fonctionnelles détaillées consistent à traduire le cahier des charges projet en termes plus techniques (données en entrée, données en sortie, …). 

Le but étant de décrire de façon détaillée comment les exigences métiers du projet vont être implémentées dans la solution.

Exemple de rédaction d'un CDC

Avant de rédiger un cahier des charges, nous devons passer d'abord par une étape de préparation.

1) Comment préparer sa rédaction ?

Voici quelques techniques utiles :

1) Entretiens individuels

• Questionnaires
• Entretien directif ou semi-directif

2) Réunions de réflexion collective

• Brainstorming
• Ateliers de travail ou workshop
• Groupe de discussion ou focus group

3) Analyses

• Analyse des données : revue documentaire ou autre
• Benchmark
• Présentation de maquettes
• Tests utilisateurs exploratoires.

2) Comment le rédiger le cahier des charges ?

Voici un exemple de trame à suivre pour rédiger un cahier des charges en 6 étapes :

Etape 1 : Description de l’état actuel

Pour avoir une bonne vue d’ensemble, l’équipe de projet ou le représentant du maître d’ouvrage doit s’assurer de décrire le fonctionnement général de l’entreprise et des processus métiers couverts par le projet; ainsi que les équipements et les systèmes actuellement utilisés.

Cela permettra de mieux comprendre l’importance du nouveau système ainsi que l’ampleur du changement pour l’organisation.

Exemple :

• Décrire le projet dans son contexte : Les besoins initiaux de l’entreprise, les avantages ou bénéfices espérés, le contexte technique...
• Exprimer les bénéfices attendus justifiant votre investissement : Une augmentation de x% des ventes ou de la production, une réduction de coûts …
• Définir le périmètre du projet : Quelles sont les limites de votre projet ? En quoi consiste-t-il ? Où commence-t-il et où s’arrête-t-il ? …

Etape 2 : Les spécifications non fonctionnelles

Une spécification non fonctionnelle est une exigence qui caractérise une propriété ou qualité intrinsèque désirée du système telle que sa performance, sa sécurité, sa convivialité, sa maintenabilité, etc.

Une exigence non fonctionnelle peut porter, aussi, sur le plan préconisé de management de projet, le niveau de support attendu après la mise en place du système et autres exigences vis-à-vis de la maîtrise d’œuvre.

Attention : l’ensemble des exigences doit être vérifiables, à défaut, elles ne sont que des buts.

Exemple :

Répondre à des questions telles que :

• Y a-t-il des contraintes techniques liées à ce projet ?
• Devez-vous acquérir un nouveau progiciel ? A quel prix ?
• Devez-vous acquérir de nouveaux équipements ? Combien ça coûte ?...

Etape 3 : Les spécifications fonctionnelles

Une exigence fonctionnelle, comme déjà vu plus tôt dans cet article, est une exigence définissant une fonction du système à développer.

L’utilité d’une solution est déterminée par ses exigences fonctionnelles et ses caractéristiques non-fonctionnelles.

L’ensemble des fonctionnalités n’est pas utilisable sans certaines caractéristiques non fonctionnelles.

Exemple :

Établir une description détaillée de tous les objectifs, puis les diviser en livrables distincts.

Ne pas hésiter à inclure des schémas pour une meilleure visualisation.

Etape 4 : Les ressources

Maintenant que vous avez défini les objectifs, sous-objectifs et livrables, vous pouvez estimer de manière plus fine les besoins en ressources.

Une première estimation des ressources a été faite lors de la création de la charte du projet.

Grâce aux informations fonctionnelles et techniques récoltées, vous pouvez présentement répondre à certaines questions restées ouvertes lors de l’initialisation du projet.

Exemple :

Répondre à des questions telles que :

• Les compétences internes sont-elles suffisantes ?
• Avez-vous besoin d’aide externe et laquelle ?
• Les estimations de la charte correspondent-elles aux besoins maintenant détaillés ?
• Qui va faire quoi et quand ?...

Ce dernier point est important : le besoin en ressources va évoluer en fonction de la charge du projet et de la phase en cours.

Pour cela, vous allez travailler en parallèle à la planification du projet en ajoutant aux livrables les ressources nécessaires à leur réalisation.

Etape 5 : Les délais

En fonction des assignations de ressources aux différents livrables, vous pouvez confirmer ou corriger les estimations ayant servi à l’établissement de la Charte Projet.

La marge d’erreur acceptée sera fortement réduite, car vous pouvez maintenant travailler avec un niveau d’information beaucoup plus proche de la réalité.

En effet, vous connaissez maintenant les besoins, les contraintes et les exigences de manière détaillée.

Etape 6 : Les besoins financiers et le budget

Grâce à le définition des besoins, du calcul des ressources et du plan détaillé, vous pouvez maintenant estimer de manière plus précise le budget.

Exemple :

Répondre à des questions telles que :

Investissements:

• Quels matériels, logiciels ou équipements devez-vous acheter et quel est leur prix ?
• Quels amortissements appliquer ? (règles légales et spécifiques à l’entreprise)

Ressources:

Le coût journalier de chaque ressource impliquée dans le projet (y compris chef de projet) multiplié par le nombre de jours nécessaires et le grand total. Ce montant peut aussi faire part des investissements,

Ressources externes (consultants, experts métier, installateurs, etc.)

Coût opérationnel, (Quels sont les coûts récurrents?) : Maintenance, réseau, licences, location locaux ou matériel, etc…

3) Attention au scope creep

Le manque de clarté dans la rédaction d'un cahier des charges, qu'il soit fonctionnel ou technique, conduit le plus souvent à la dérive du périmètre du projet.

La dérive du périmètre (Scope Sreep en Anglais) est l’expansion non contrôlée du contenu du produit ou du périmètre du projet, sans ajustement des délais, du coût ou des ressources.

En réalité, la plupart des projets semblent souffrir d’une dérive de périmètre, ainsi, les équipes de projet et les parties prenantes en sont constamment frustrées.

Lorsqu’une dérive de périmètre se produit dans un projet, elle devient une source considérable de gaspillage de l’argent et d’insatisfaction.

Cette dérive pourrait facilement priver le projet de produire le bénéfice et le résultat attendu. 

Attention : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le comment).

Ainsi, lors de la rédaction de cahier des charges, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire plutôt que comment il faut le faire !

Conclusion

Enfin, j’espère que vous avez saisi les tenants et les aboutissants du cahier des charges projet, et que la nuance entre l’expression du besoin métier et la conception de la solution est claire.

Aussi, il est important de noter que ce document est utilisé en interne comme en externe si vous faites appel à des prestataires de services.

Il devra être approuvé officiellement par le sponsor et par les commanditaires/bénéficiaires principaux de votre projet lors d’un comité de direction projet.

Par ailleurs, si vous avez encore des questions ou des besoins d’éclaircissement, n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire.