PMBOK 8 : Les nouveaux domaines de performance et leurs évolutions majeures

Après la sortie du PMBOK7, le PMI avait rompu avec le format « traditionnel » du PMBOK. 

Le PMI avait présenté le référentiel le plus reconnu dans le monde du management de projet sous un nouveau format tout à fait étrange par rapport à structure par domaine de connaissance et par processus.

Dans le PMBOK8, on sent un retour vers l’ancien format mais avec un esprit plus adaptatif, plus agile et avec une refonte des concepts présentés dans la version précédente.

Néanmoins, l’apport de la communauté des professionnels de management de projet est plus visible sur cette 8ème version.

Dans cet article, nous allons voir le dernier des quatre grands changements apportés au PMBOK, à savoir :

• L’évolution de certains concepts clés
• L’évolution des domaines de performance
• L’évolution des principes de management de projet
• L’évolution des groupes de processus en « domaines d’intérêt »

PMBOK 7 : quels étaient les domaines de performance ?

Avant d’explorer les changements dans les domaines de performance entre la V7 et la V8, rappelons ce que c’est qu’un domaine de performance et les huit domaines du PMBOK7.

Selon le PMBOK 7 : « un domaine de performance est un groupe d’activités essentielles pour garantir la livraison efficace des résultats du projet. 

Les domaines de performance des projets sont des champs d’intérêt interactifs, interconnectés et interdépendants qui œuvrent de concert pour obtenir les résultats attendus du projet ». 

Il existe huit domaines de performance des projets :

• Parties prenantes : englobe les activités et les fonctions inhérentes aux parties prenantes.
• Équipe : concerne les activités et les fonctions inhérentes aux personnes responsables de la réalisation des livrables du projet conduisant à l’obtention des résultats commerciaux.
• Approche de développement et cycle de vie : couvre les activités et les fonctions associées à l’approche de développement, à la cadence et aux phases du cycle de vie du projet.
• Planification : concerne les activités et les fonctions initiales, courantes et évolutives, d’organisation, nécessaires pour produire les livrables et les résultats d’un projet.
• Travail du projet : couvre les activités et les fonctions inhérentes à l’établissement des processus du projet, à la gestion des ressources physiques et à la promotion d’un environnement d’apprentissage.
• Livraison : concerne les activités et les fonctions inhérentes à la livraison du périmètre et de la qualité pour lesquels le projet a été entrepris. 
• Mesure : englobe les activités et les fonctions inhérentes à l’évaluation de la performance du projet et à l’engagement d’actions adaptées pour maintenir une performance acceptable.
• Incertitude : englobe les activités et les fonctions inhérentes aux risques et à l’incertitude.

PMBOK 8 : quels changements pour les domaines de performance ?

Le PMBOK 8 change déjà légèrement la définition même d’un domaine de performance qui devient : « un domaine de performance du management de projet est un groupe de processus connexes qui sont essentiels à la livraison efficace de la valeur du projet. 

Ces domaines de performance sont des domaines d’intérêt interactifs, interconnectés et interdépendants qui travaillent de concert pour que le projet aboutisse aux résultats souhaités ».

Le nombre de domaines change aussi, il est réduit à sept au lieu de huit. 

Et avant de vous exposer ce qui a changé, il est intéressant de noter que les nouveaux domaines de performance ressemblent beaucoup aux anciens groupes de processus qui existaient dans le PMBOK 6 et les versions précédentes. 

Tout de même, la ressemblance n’est pas complète, car on remarque bien que trois des anciens groupes de processus ont disparu et nous allons voir comment et pourquoi.

D’abord il est à noter que les changements ont été apportés suite aux recommandations d’une large communauté de professionnels du management de projet. Ils constituent désormais un cadre plus cohérent et plus structuré.

Les sept nouveaux domaines de performance travaillent simultanément tout au long du projet et sont orientés valeur. 

Il n’y a aucune hiérarchie entre les domaines et ils s’exécutent en parallèle.

Dans le PMBOK8, chaque domaine de performance contient des concepts clés qui font son ossature conceptuelle. 

Les domaines contiennent, à l’image des anciens groupes de processus, des processus décrivant les pratiques et activités de gestion associées, en s’appuyant sur des approches formelles ou informelles. 

Force est de constater que tout domaine est adapté à l’environnement et aux contextes organisationnels et sectoriels.

De plus, comme pour marquer un retour au format du PMBOK6, les domaines de performance du PMBOK8 présentent 40 processus de management de projet. 

Ces processus sont une nouvelle version des 49 anciens processus évoqués dans le PMBOK6 et dans le Guide Process Groups. 

Chaque processus est associé à des intrants (données d’entrée), des outils et techniques ainsi que des extrants (données de sortie). 

Ces processus décrivent des mécanismes opérationnels sans tout de même imposer des pratiques prescriptives uniques.

Les sept nouveaux domaines de performance sont : 

• Gouvernance 
• Périmètre
• Échéancier
• Finances 
• Parties prenantes 
• Ressources 
• Risque

Et par rapport aux anciens domaines de connaissance, nous remarquons que les domaines de la gestion des communications, des approvisionnements et de la qualité ont disparu. 

La gestion des communications est fusionnée avec la gestion des parties prenantes. 

La gestion des approvisionnements constitue à présent une activité annexe à la gestion de projet et est traitée dans l’Annexe X4 du PMBOK 8. 

Enfin, la gestion de la qualité est partiellement fusionnée avec la gestion de l’intégration et du périmètre.

1) Le domaine Gouvernance dans le PMBOK 8 : rôle et processus clés

Le domaine de performance de la Gouvernance vient remplacer l’ancien domaine de connaissance de l’intégration avec quelques changements notables. 

Ce domaine définit le cadre décisionnel du projet afin d’assurer l’alignement stratégique, la création de valeur et la cohérence globale des activités de management.

La gouvernance regroupe les cadres, les processus et les rôles qui agissent sur les décisions du projet. 

La gouvernance dépasse le simple cadre du projet en intégrant la contribution des parties prenantes, le contexte organisationnel global et les exigences réglementaires.

Ce domaine contient neuf processus au lieu des sept qui formaient le domaine de connaissance de l’intégration.

Nous remarquons que certains processus ont changé de nom et d’autres ont migré à partir de domaines comme ceux de la gestion de la qualité et des approvisionnements.

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Lancer le projet ou la phase : autorise formellement le démarrage du projet. Il équivaut à l’ancien processus « Élaborer la charte de projet ».
• Intégrer et aligner les plans de projet : consolide tous les plans en un référentiel unique.  Il est équivalent à l’ancien processus « Élaborer le plan de management de projet ».
• Planifier la stratégie d’approvisionnement : détermine l’utilisation optimale des ressources internes ou externes. Équivaut à l’ancien processus « Planifier la gestion des approvisionnements ».
• Gérer l’exécution du projet : dirige la réalisation des travaux selon les plans établis. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Diriger et gérer le travail du projet ».
• Gérer l’assurance qualité : garantit que les processus sont exécutés conformément aux attentes. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Gérer la qualité ».
• Gérer les connaissances du projet : capitalise les retours d’expérience et développe de nouvelles connaissances. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Gérer les connaissances du projet ».
• Suivre et maîtriser la performance du projet : mesure et analyse l’avancement du projet, communique les résultats et permet d’ajuster les actions pour atteindre les objectifs fixés. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser le projet ».
• Évaluer et mettre en œuvre les changements : analyse les impacts des changements, prend des décisions adaptées et ajuste les plans. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser les changements ».
• Clore le projet ou la phase : finalise les activités, formalise les résultats, archive les connaissances et libère les ressources pour assurer une transition efficace vers les opérations ou de nouveaux projets. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Clore le projet ou la phase ».

2) Le domaine Périmètre dans le PMBOK 8 : évolution de la gestion du scope

Le domaine de performance du périmètre vient remplacer l’ancien domaine de connaissance de la gestion du périmètre. Ce domaine est central dans la gestion de projet car il définit le travail à réaliser et conditionne directement la valeur générée.

Ce domaine intègre fortement la qualité en veillant à ce que les livrables respectent les exigences et critères d’acceptation. Et ce, en garantissant que seuls les livrables nécessaires sont produits.

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Planifier la gestion du périmètre : définit comment le périmètre du projet et du produit sera structuré, validé et contrôlé à travers un plan de gestion adapté. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier la gestion du périmètre et du contenu » avec quelques petites nuances. Pour information, le Plan de gestion de qualité fait partie désormais des extrants de ce processus vu que le processus « Planifier la gestion de qualité » a disparu.
• Obtenir et analyser les exigences : identifie, documente et gère les besoins des parties prenantes afin d’assurer leur intégration dans les objectifs du projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Recueillir les exigences ».
• Définir le périmètre : élabore une description détaillée du projet et du produit, incluant exigences, standards de qualité et critères de conformité des livrables. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Définir le périmètre ».
• Élaborer la structure du périmètre : décompose les livrables et le travail du projet en éléments plus petits et plus faciles à gérer pour faciliter le pilotage. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Créer le WBS ».
• Valider le périmètre : formalise l’acceptation des livrables terminés par les parties prenantes afin de confirmer leur conformité aux attentes et exigences définies. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Valider le périmètre ».
• Suivre et maîtriser le périmètre : contrôle les évolutions du périmètre, gère les changements et vérifie la qualité et la conformité des livrables produits. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser le périmètre et le contenu ».

3) Le domaine Échéancier dans le PMBOK 8 : simplification des processus planning

Le domaine de performance de l’échéancier est l’équivalent de l’ancien domaine de connaissance de la gestion de l’échéancier avec quelques changements très notables. 

Il définit la manière dont le projet planifie, organise et suit dans le temps la réalisation des livrables. 

Ce domaine sert aussi d’outil de communication et de pilotage des attentes des parties prenantes. Il fournit une base fiable pour évaluer les performances et l’avancement global du projet.

Ce domaine ne contient plus que trois processus au lieu des six qui constituaient le domaine de connaissance de la gestion de l’échéancier. 

Désormais, le processus « Élaborer l’échéancier » regroupe les quatre anciens processus : 

• « Définir les activités », 
• « Organiser les activités en séquence », 
• « Estimer les durées des activités » 
• et enfin « Élaborer l’échéancier ».

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Planifier la gestion de l’échéancier : définit les politiques, procédures et documents nécessaires pour encadrer la création, la gestion, l’exécution et la mise à jour de l’échéancier du projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier la gestion de l’échéancier ».
• Élaborer l’échéancier : consiste à analyser les séquences d’activités, les durées, les ressources et les contraintes afin de construire un modèle d’échéancier permettant de piloter l’exécution et le suivi du projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Élaborer l’échéancier ».
• Suivre et maîtriser l’échéancier : assure le suivi de l’avancement du projet, la mise à jour de l’échéancier et la gestion des changements apportés à la référence de base ou au planning convenu. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser l’échéancier ».

4) Le domaine Finances dans le PMBOK 8 : gestion des coûts et du budget projet

Le domaine de performance des Finances vient remplacer l’ancien domaine de connaissance de la gestion des coûts sans beaucoup de changements. 

Les processus sont restés presque inchangés.

Ce domaine regroupe les processus permettant de gérer l’allocation et l’utilisation des ressources financières du projet. 

À travers ses processus, ce domaine couvre la planification, l’estimation, l’établissement du budget, le financement et la maîtrise des coûts.

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Planifier la gestion financière : définit la manière dont les coûts seront estimés, suivis et contrôlés. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier la gestion des coûts ».
• Estimer les coûts : détermine les coûts nécessaires à la réalisation des activités du projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Estimer les coûts ».
• Élaborer le budget : agrège les coûts estimés des activités et des lots de travaux afin d’établir une référence de base des coûts autorisés pour le projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Déterminer le budget ».
• Suivre et maîtriser les finances : suit la situation financière du projet, met à jour les données, gère les changements du budget et assure la viabilité financière des livrables. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser les coûts ».

5) Le domaine Parties prenantes dans le PMBOK 8 : fusion avec la communication

Le domaine de performance des parties prenantes vient remplacer l’ancien domaine de connaissance de la gestion des parties prenantes avec des changements considérables. 

À présent, le domaine des parties prenantes englobe aussi le domaine de connaissance de la gestion des communications en entier. 

Par conséquent, au lieu des quatre anciens processus de la gestion des parties prenantes, désormais ce domaine de performance contient sept processus.

Ce domaine regroupe les processus permettant d’identifier, analyser, impliquer et suivre l’implication des parties prenantes en lien très étroit avec la gestion des communications.

Cette fusion entre ces deux domaines vient confirmer la place centrale de la communication dans l’engagement des parties prenantes.

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Identifier les parties prenantes : identifie régulièrement les parties prenantes et analyse leurs intérêts, influence, attentes et impact. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Identifier les parties prenantes ».
• Planifier l’implication des parties prenantes : définit des stratégies d’engagement adaptées aux besoins des parties prenantes. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier l’engagement des parties prenantes ».
• Planifier la gestion des communications : détermine comment les informations seront communiquées aux parties prenantes. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier la gestion des communications ».
• Gérer l’implication des parties prenantes : communique et collabore avec les parties prenantes pour répondre à leurs attentes. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Gérer l’engagement des parties prenantes ».
• Gérer les communications : assure la collecte, la création, la distribution et le suivi des informations du projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Gérer les communications ».
• Maîtriser l’implication des parties prenantes : suit les relations avec les parties prenantes et ajuste les stratégies d’engagement. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser l’engagement des parties prenantes ».
• Maîtriser les communications : s’assure que les besoins en information des parties prenantes sont satisfaits et que les communications restent efficaces et adaptées. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser les communications ».

6) Le domaine Ressources dans le PMBOK 8 : gestion des équipes et moyens projet

Le domaine de performance des ressources est l’équivalent de l’ancien domaine de connaissance de la gestion des ressources avec uniquement un processus en moins. 

Les deux anciens processus, « Diriger l’équipe » et « Développer l’équipe », ne font, à présent, qu’un seul processus.

Ce domaine concerne la manière dont le projet planifie, acquiert, utilise et maintient efficacement les ressources nécessaires aux activités du projet. 

De ce fait, ce domaine vise à garantir que les bonnes compétences et les bons moyens sont disponibles au bon moment pour soutenir les performances du projet.

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Planifier la gestion des ressources : définit la manière dont les ressources humaines, physiques et virtuelles seront identifiées, estimées, obtenues, utilisées et contrôlées. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier la gestion des ressources ».
• Estimer les ressources : consiste à déterminer les types de ressources nécessaires, ainsi que leurs quantités et niveaux de compétence. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Estimer les ressources ».
• Obtenir les ressources : vise à acquérir les ressources requises, qu’elles soient internes ou externes, humaines ou matérielles. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Obtenir les ressources ».
• Diriger l’équipe : consiste à encadrer et soutenir les membres de l’équipe de projet, à favoriser la collaboration, à développer les compétences, et à résoudre les conflits. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Diriger l’équipe ».
• Suivre et maîtriser les ressources : permet de surveiller la disponibilité et l’utilisation des ressources, de comparer les prévisions avec la réalité et de mettre en œuvre des actions correctives pour optimiser leur utilisation. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Suivre et maîtriser les ressources ».

7) Le domaine Risques dans le PMBOK 8 : nouvelle approche de l’incertitude projet

Le domaine de performance des risques est l’équivalent, à quelques nuances près, de l’ancien domaine de connaissance de la gestion des risques. 

Ce domaine contient six processus au lieu des sept constituant le domaine de connaissance de la gestion des risques. 

Le changement n’est pas majeur vu que les deux processus de mise en œuvre de l’analyse des risques ne font, désormais, qu’un seul processus unifié.

Ce domaine repose sur une approche proactive qui vise la préparation de l’équipe projet à identifier les menaces et les opportunités afin d’y répondre d’une manière adaptée.

L’objectif est donc de sécuriser la réussite du projet en réduisant l’incertitude autour du projet.

Regardons ensemble les différents processus de ce domaine de performance : 

• Planifier la gestion des risques : définit la manière dont les activités de gestion des risques seront structurées, exécutées et intégrées. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier la gestion des risques ».
• Identifier les risques : Recense les menaces et opportunités du projet. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Identifier les risques ».
• Effectuer l’analyse des risques : évalue les risques à travers des analyses qualitatives et, si nécessaire, quantitatives afin de comprendre leur effet global sur les objectifs du projet. Il est l’équivalent des deux anciens processus « Mettre en œuvre l’analyse qualitative des risques » et « Mettre en œuvre l’analyse quantitative des risques ».
• Planifier les réponses aux risques : élabore des stratégies adaptées pour traiter les risques identifiés. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Planifier les réponses aux risques ».
• Appliquer les réponses aux risques : met en œuvre les actions définies dans les plans de réponse afin de limiter les impacts négatifs et de renforcer les bénéfices potentiels. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Appliquer les réponses aux risques ».
• Maîtriser les risques : suit l’évolution des risques, évalue l’efficacité des réponses mises en place et ajuste les actions pour garantir une gestion continue et efficace des incertitudes. Il est l’équivalent de l’ancien processus « Maîtriser les risques ».

Tableau récapitulatif des domaines de performance du PMBOK8

Voici le récapitulatif des changements au niveau des domaines de performance entre la V7 et la V8 du PMBOK : 

Conclusion

Le PMBOK 8 a apporté plusieurs changements par rapport à la 7ème version. Mais, contrairement à ce que l’on peut croire, certains de ces changements ramènent des concepts qui existaient dans le PMBOK 6.

Nous remarquons le retour des domaines de connaissance sous la nouvelle appellation des domaines de performance. 

Les domaines de performance du PMBOK 7 ont disparu pour laisser la place à des domaines regroupant les fameux processus du PMBOK 6. 

Notons que le nombre des processus a diminué de 49 à 40, certains domaines (Qualité, Communications, Approvisionnements) ont disparu ou migré pour se fusionner avec d’autres domaines. Et enfin la notion de valeur revient dans tous les processus du PMBOK8.