Cahier des charges : 8 composantes clés (+ Modèle avec exemple)

Le cahier des charges – ou périmètre détaillé – est le recueil des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles demandées par la maîtrise d’ouvrage.

Il exprime la demande en termes de besoins à satisfaire et de résultats attendus. C’est une étape indispensable pour tout type de projet : développement d’un site internet, déploiement d’un nouveau système d’information, externalisation d’un service, ou encore refonte d’un processus interne.

Il permet d’éviter les malentendus, de structurer les échanges, de clarifier le périmètre, et de s’assurer que toutes les parties prenantes parlent le même langage dès le départ.

Dans cet article, vous trouverez les points clés pour rédiger un cahier des charges efficace, les bonnes pratiques à suivre, ainsi qu’un modèle à adapter à votre contexte.

Qu’est-ce qu'un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document qui décrit les règles de gestion et de traitement dans le langage du métier.

Il exprime un besoin métier qui est à la fois : 

• Nécessaire : indique tous les paramètres requis pour la phase de conception et réalisation 
• Réalisable : exprime un besoin réaliste et qui est techniquement et financièrement réalisable dans le cadre du planning, du périmètre détaillé et des moyens disponibles
• Clair : cela veut dire que l’idée ou le besoin exprimé n’est pas susceptible d’être interprété différemment de ce que pense le maître d’ouvrage ou commanditaire.
• Vérifiable : l’équipe de projet ou l’AMOA doit s’assurer qu’il existe des moyens de vérifier ce qui est requis
• Cohérent : il doit exprimer des besoins qui ne se contredisent pas entre eux

5 raisons pour faire un bon CDC

Un cahier des charges sert à définir de manière détaillée les besoins et les exigences prédéfinis, qu'il s'agisse d'un produit, d'un service ou d'un système.

Il peut également servir à valider la faisabilité du projet en apportant des éléments concrets sur les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques.

Voici 5 raisons pourquoi il est nécessaire de rédiger un cahier des charges :

1. Ne pas formuler clairement l'énoncé, c’est avancer sans repère. Et au final, c’est comme essayer de viser une cible… les yeux fermés.
2. La gestion est une activité complexe qui ne tolère pas l’approximation
3. Un cahier des charges métier est l’antidote à l’ambiguïté, il oblige à être clair sur les concepts et les attentes vagues
4. Il sert à "discipliner" les réflexions des parties prenantes. Il permet d'encadrer les comportements et les attentes par des processus et un document de référence pour l’ensemble des acteurs
5. L'absence d'un énoncé clair peut mener à un dérapage ou une dérive de périmètre (scope creep)

Quand le rédiger ?

Le cahier des charges est rédigé en début de phase planification.

En effet, à ce stade, vous avez rencontré les bénéficiaires du projet et documenté l’expression des besoins.

Vous avez donc maintenant une bonne idée des attentes fonctionnelles ainsi que de certaines contraintes, exigences, et risques identifiés lors des réunions et interviews.

Cette expression des besoins est la base du périmètre détaillé.

Le schéma ci-après décrit son positionnement dans le cycle de vie type d’un projet.

Ainsi, le CdC s’appuie donc sur les activités de recueil et d’analyse des besoins ou exigences métiers. Ces deux activités comprennent les tâches suivantes :

• Spécifier et modéliser les exigences : décrit un ensemble de spécifications métiers ou plans en détail
• Vérifier les exigences : s’assurer que l’ensemble des exigences ou de conceptions retenues sont suffisamment développées pour être utilisables par la maîtrise d’œuvre
• Valider les exigences : vérifier que les exigences retenues offrent une valeur à l’organisation et soutiennent les objectifs. Par la suite, faire valider ces exigences par les parties prenantes concernées
• Définir l’architecture des exigences : structurer toutes les exigences et conceptions afin qu’ils soutiennent l’objectif défini en amont et qu’ils fonctionnent efficacement comme un ensemble cohérent.

Qui le rédige ?

En général, c'est le chef de projet qui est responsable de rédiger un cahier des charges.

Il peut toutefois être confié à un consultant chef de projet.

En s’appuyant sur le cahier des charges, la maîtrise d’œuvre analyse et compare les différentes options, pour identifier et recommander la solution de mise en œuvre, qui offre la plus grande valeur à l’organisation.

Attention : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le comment).

Ainsi, lors de la rédaction de votre CdC, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire plutôt que comment il faut le faire !

Les spécifications fonctionnelles détaillées consistent à traduire le cahier des charges en termes plus techniques (données en entrée, données en sortie, …). 

Le but étant de décrire de façon détaillée comment les exigences métiers vont être implémentées dans la solution.

Avant de rédiger un cahier des charges, nous devons passer d'abord par une étape de préparation.

1) Comment préparer sa rédaction ?

Voici quelques techniques utiles :

1) Entretiens individuels

• Questionnaires
• Entretien directif ou semi-directif

2) Réunions de réflexion collective

• Brainstorming
• Ateliers de travail ou workshop
• Groupe de discussion ou focus group

3) Analyses

• Analyse des données : revue documentaire ou autre
• Benchmark
• Présentation de maquettes
• Tests utilisateurs exploratoires.

Je vous propose dans ce modèle, une trame à suivre pour rédiger votre cahier des charges.

L’exemple de ce modèle porte sur une initiative d'implémentation d'un nouveau système informatique.

Rédiger votre CdC en 8 étapes

Voici un exemple de trame à suivre pour rédiger un cahier des charges en 8 étapes :

Etape 1 : Description de l’état actuel

Pour avoir une vue d’ensemble claire, il est essentiel que l’équipe ou le représentant du maître d’ouvrage décrive le fonctionnement global de l’organisation, les processus métiers concernés, ainsi que les équipements et systèmes en place.

Cette description permettra de situer l’initiative dans son contexte, de comprendre l’importance du futur système et d’anticiper l’ampleur du changement qu’il induira pour l’organisation.

Décrivez comment il est né, les besoins initiaux de l’entreprise, les avantages ou bénéfices espérés, le contexte technique, les aspects légaux si applicable. 

Une personne externe à l’entreprise comprendra clairement "le pourquoi" de votre initiative.

Exemple :

Notre Centre de Montage Régional Lillois est la dernière entité du groupe à n’avoir pas encore installé le système SAP.

Il produit des sièges pour nos clients constructeurs automobiles.

Les solutions informatiques existantes sont dépassées, coûteuses et ne sont plus maintenues.

De plus, les processus d’intégration avec les systèmes du siège sont principalement manuels et génératrices d’erreurs.

Les procédures de clôture mensuelles sont longues et souvent incorrectes, ce qui génère du travail supplémentaire.

Enfin, le manque de flexibilité des solutions actuelles nous empêche la mise en place des applications nécessaires à notre stratégie d’expansion.

Pour toutes ces raisons, le comité de Direction a approuvé le passage au systèmes SAP du groupe avec un démarrage au plus tôt.

Etape 2 : Objectif du projet

Exprimez les bénéfices attendus justifiant votre investissement. 

Cela peut être par exemple :

• Une augmentation de x% des ventes ou de la production
• Une réduction de coûts (spécifiez lesquels et combien)
• Une amélioration du temps de réponse
• Une optimisation des achats
• Une obligation légale (le coût ici se justifie car il évite de grosses amendes)
• Le rapprochement de sociétés
• Objectifs quantitatifs
• Et bien d’autres…

Le cas échéant, positionnez les objectifs face à la concurrence pour en montrer les avantages.

Veillez à formuler ces objectifs de manière claire, mesurable et réaliste.

Exemple : 

Les grands objectifs sont multiples :

• Réduction des coûts informatiques du centre de montage
• Alignement des solutions sur le standard SAP du siège
• Amélioration de la qualité des données entre le CMRL et le siège
• Réduction des coûts de support des corrections de données
• Suppression du risque de contrôle ou audit négatif
• Mise en place de solutions de secours
• Support de la stratégie d’expansion de l’entreprise (Stratégie2022)

Les objectifs mesurables sont :

• La durée globale est estimée à six mois.
• Le démarrage est prévu le 3 mai 2022.
• Toutes les fonctionnalités actuelles seront remplacées par les systèmes du siège (voir périmètre ci-dessous).
• A l’issue du projet, les deux unités assignées aux correction manuelles seront assignées au Service Clients.
• Les anciens systèmes seront déconnectés au 1er janvier 2023.
• La clôture annuelle se fera sur le système SAP avant le 7 janvier 2023.
• Toutes les données seront nettoyées et corrigées pour le démarrage du nouveau système.

Les indicateurs de performance sont :

• Budget de mise en place : 515 K euros
• Coût opérationnel annuel : 310 K euros
• Suppression des 2 unités assignées aux corrections : Réassignations
• Mise en opérationnel : 6 mois
• Retour sur investissement : 1 an
• Satisfaction clients internes  : 90%
• Satisfaction clients externes : 100%

Etape 3 : Périmètre du projet

• Quelles sont les limites de votre initiative ? 
• En quoi consiste-t-il ?
• Où commence-t-il et où s’arrête-t-il ? 
• Qui est impliqué et qui ne le sera pas ?
• Qui en sont les bénéficiaires principaux ?
• Implique-t-il des personnes extérieures à l’entreprise ?
• Y a-t-il une limite géographique ?...

Il peut être intéressant ici de répéter les contraintes et suppositions de départ.

Note : Préciser ce qui ne fait pas partie du périmètre est tout aussi important que de définir ce qui sera réalisé. Cela permet bien souvent d’éviter des malentendus ou des débats inutiles en cours de route.

Exemple : 

Périmètre :

On parle de la livraison d'un système totalement intégré au siège ainsi qu’avec les autres entités du groupe.

A savoir :

• la Finance – tous modules
• les Ventes – y compris les prévisions ainsi que B2B et B2C
• les Achats – y compris les connexions aux tierces parties
• la Logistique – y compris la gestion automatisée des stocks
• le support de la Production – principalement les interfaces vers les serveurs techniques.

Hors périmètre :

Les serveurs techniques de l’atelier ne sont pas concernés: ils ont été mis à jour récemment et sont au dernier niveau.

Ne sont pas concernées non plus, les applications récemment déployées sur les ordinateurs portables et tablettes digitales des vendeurs.

L’augmentation de la production telle que définie dans nos plans d’expansion fait l’objet d’un projet séparé et est dès lors hors du périmètre actuel.

Hypothèses :

• Aucun contrôle ni audit n’aura lieu pendant la durée globale
• Les investissements nécessaires sont approuvés
• Les syndicats ont donné leur approbation
• Les ressources informatiques sont disponibles à temps plein
• Les ressources locales (responsable du changement, responsable de l’intégration) sont disponibles à temps plein
• Le sponsor est disponible et apporte son soutien

Contraintes :

• Le nouveau système doit être disponible avant la clôture de fin d’année
• Les contrats des anciens systèmes seront annulés au 1^er janvier 2023
• Toutes les ressources seront assignées à temps plein
• Les serveurs du siège peuvent supporter la charge additionnelle
• Toute la documentation sera aux normes ISO en vigueur
• Le nouveau système sera totalement opérationnel à la livraison du projet d’augmentation de la production du CMRL (voir Hors Périmètre)

Etape 4 : Spécifications fonctionnelles

Définissez chacun de vos objectifs et découpez-les en livrables. Vous pouvez par exemple découper une fonctionnalité en différentes transactions à exécuter. Ajouter des schémas.

Exemple : 

Pour rappel, nous allons installer les modules suivants :

• La Finance – tous modules
• Les Ventes – y compris les prévisions ainsi que B2B et B2C
• Les Achats – y compris les connexions aux tierces parties
• La Logistique – y compris la gestion automatisée des stocks
• Le support de la Production.

L’équipe sera donc assignée à ces 5 grands thèmes, chacun sous la responsabilité d’un coordinateur.

Ceux-ci ont été assignés, à l’exception du coordinateur de support production qui se nommera dans les jours qui suivent.

Les besoins fonctionnels identifiés couvrent les domaines Finance, Ventes, Achats, Logistique, Production, Master Data et Documentation.

Chaque domaine fera l’objet d’un livrable coordonné, avec un focus sur l’alignement avec les standards du siège et l’intégration des systèmes existants.

Etape 5 : Spécifications techniques

Répondez ici à des questions telles que :

• Y a-t-il des contraintes techniques ?
• Devez-vous acquérir un nouveau progiciel ? A quel prix ?
• Devez-vous acquérir de nouveaux équipements ? Combien ça coûte ?
• Le réseau est-il suffisant ?
• Quid de l’installation électrique ?
• Avez-vous les compétences internes pour maîtriser ces aspects techniques ?

Exemple :

La contrainte technique principale est la nécessité d’augmenter les lignes informatiques entre le CMRL et le siège. Ce besoin a été documenté et le service informatique a déjà défini les spécifications techniques.

Cette tâche est sous la responsabilité du directeur informatique, Daniel Château.

De nouvelles licences SAP sont aussi à commander dans les jours qui viennent.

En ce qui concerne le système SAP, il semble que la configuration actuelle sera suffisante.

Afin d’éviter tout problème ultérieur, les experts du siège ont déjà défini des améliorations d’infrastructure qui seront mises à disposition très rapidement.

Les postes informatiques du centre de montage seront réutilisés cette année. Un programme de mise à niveau est prévu pour l’ensemble des sites du groupe en 2024 et 2025.

Les experts du centre d’excellence SAP du siège nous confirment pouvoir mener cette initiative en autonomie, grâce à l’expérience significative acquise lors des déploiements réalisés dans les autres entités du groupe. 

La mise en place de l’infrastructure est sous la responsabilité du service informatique.

Nos équipes doivent toutefois valider le résultat. Nous considérons donc cette validation et la disponibilité des systèmes et réseaux comme Livrable 0 (L0) car le reste du projet en sera dépendant.

Etape 6 : Les ressources

Maintenant que vous avez défini les objectifs, sous-objectifs et livrables, vous pouvez estimer de manière plus fine les besoins en ressources.

Une première estimation des ressources a été faite lors de la création de la charte du projet.

Grâce aux informations fonctionnelles et techniques récoltées, vous pouvez présentement répondre à certaines questions restées ouvertes lors de la phase d’initialisation.

Cela permettra également de construire un plan de charge cohérent, en visualisant la répartition des ressources sur les différentes phases. 

Exemple :

Les ressources identifiées à ce stade sont :

• Coordinateur SAP Finances : Monique Davant
• Expert SAP FI/CO, nom à confirmer
• Expert SAP Immobilisations et Reporting, nom à confirmer
• Coordinateur SAP Ventes, Denise Attali
• 2 Experts SAP SD, noms à confirmer 
• Coordinateur SAP Achats, Jean Albert
• Expert SAP Achats, nom à confirmer
• Expert SAP Enchères et Ariba, nom à confirmer
•  Coordinateur SAP Logistique, Eric Duteil
• Expert SAP MM, nom à confirmer
• Expert SAP Export et Intra / Extra-communautaire, nom à confirmer
• 2 Experts Master Data à 75% (25% en support journalier), noms à confirmer
• Chef de projet, Chantal Dupont

Soit au total 14 équivalents temps plein.

Ils sont assignés en théorie à 100% mais il n’est pas impossible qu’ils interviennent ponctuellement sur d’éventuels problèmes au centre de montage.

Etape 7 : Les délais

Donnez ici une idée claire des délais de chaque phase.

Maintenant que vous avez une idée plus précise des objectifs et livrables, vous pouvez en fonction des ressources estimer le temps nécessaire à la réalisation, aux tests et à la mise en production de votre solution.

Le plan proposé peut être très différent de celui présenté dans la charte. Expliquez pourquoi et justifiez les différences, positives ou négatives.

Note : un Gantt simplifié améliore la visibilité et la compréhension. Faites ressortir la date de livraison, c’est la date la plus importante pour la plupart des parties prenantes.

Exemple : 

Les grandes phases communiquées lors du lancement ont été confirmées comme suit :

• M1 – Initialisation (30 avril 2022) : finalisation de la charte et confirmation du périmètre initial.
• M2 – Planification (30 juin 2022) : élaboration du cahier des charges et des plans détaillés.
• M3 – Réalisation (30 septembre 2022) : paramétrage du système et tests des développements spécifiques au CMRL.
• M4 – Contrôle et suivi (31 décembre 2022) : validation de l’environnement productif et des résultats obtenus.
• M5 – Clôture (janvier 2023) : clôture financière de l’exercice et clôture administrative.
• M6 – Arrêt des anciens systèmes (janvier 2023) : décommissionnement complet des outils précédents.

Etape 8 : Les besoins financiers et le budget

Donnez ici une idée plus précise 

• du montant des investissements,
• de l’enveloppe budgétaire estimée pour les prestataires de service
• des coûts d’hébergement logiciel si applicable
• du total estimé du coût des ressources
• du coût de maintenance futur
• des licences
• des éléments techniques (réseaux etc…)
• tout autre coût lié au projet (par exemple location de bureaux, primes spéciales, voyages…).

Note : Ici aussi, le budget plus détaillé peut différer du budget initial estimé. Expliquer et justifiez les différences.

Pensez également à mettre en place un suivi budgétaire régulier, afin de comparer les dépenses réelles aux prévisions et d’anticiper tout risque de dépassement.

Exemple :

• Aucune nécessité d’investissement informatique selon le D.I.
• Nous n’avons pas prévu non plus de budget de prestataires car notre Centre d’Excellence SAP est constitué d’experts métiers.
• Le coût total des ressources assignées ainsi que des indemnités est estimé à 420.000 euros.
• Le coût de la maintenance future sera de 310.000 euros, soit largement en-dessous des coûts actuels
• Les nouvelles licences SAP sont estimées à 95.000 euros pour l’ensemble des utilisateurs du centre de montage (80 personnes), le coût étant dépendant de l’utilisation des ressources système.
• Le coût de l’infrastructure réseau et systèmes est à la charge du service informatique : ce budget ayant déjà été présenté et approuvé il y a plusieurs mois.
• Nous n’avons pas à ce jour prévu d’autres postes budgétaires.  Il reviendra au sponsor et à la direction générale de prendre une telle décision en fonction du succès de notre initiative.

Attention au scope creep (dérive du périmètre)

Le manque de clarté dans la rédaction d'un cahier des charges, qu'il soit fonctionnel ou technique, conduit le plus souvent à la dérive du périmètre initial.

La dérive du périmètre (Scope Sreep en Anglais) est l’expansion non contrôlée du contenu du produit ou du périmètre initial, sans ajustement des délais, du coût ou des ressources.

En réalité, la plupart des initiatives semblent souffrir d’une dérive de périmètre, ainsi, les équipes et les parties prenantes en sont constamment frustrées.

Lorsqu’une dérive de périmètre survient, elle engendre un important gaspillage de ressources financières et génère de l’insatisfaction.

Elle peut aisément compromettre la capacité de l’initiative à produire les bénéfices et les résultats escomptés.

Attention : Il s'agit d'une description du besoin (le quoi) et non pas de la solution (le comment).

Ainsi, lors de la rédaction de cahier des charges, concentrez-vous sur ce qu’il faut faire plutôt que comment il faut le faire !

Conclusion

Enfin, j’espère que vous avez saisi les tenants et les aboutissants du cahier des charges, et que la nuance entre l’expression du besoin métier et la conception de la solution est claire.

Aussi, il est important de noter que ce document est utilisé en interne comme en externe si vous faites appel à des prestataires de services.

Il devra être approuvé officiellement par le sponsor et par les principaux commanditaires/bénéficiaires lors d’un comité de direction.

Par ailleurs, si vous avez encore des questions ou des besoins d’éclaircissement, n’hésitez pas à me le faire savoir en commentaire.