7 conseils pour planifier un projet avec succès

Réussir la planification projet

Planifier un projet est une étape incontournable et importante.

Pour réussir un projet dans une contrainte de délai, pas de secret, il faut le planifier.

Cet article méthodologique a donc pour vocation de vous familiariser ou vous faire réviser les grands concepts de la planification : tâches, jalons, livrables,  planning et chemin critique.

Je vous donnerai 7 conseils primordiaux pour réussir cette étape cruciale de la gestion de votre projet, et 4 pièges à éviter.

Commençons.

C'est quoi la planification ?

Planifier, c’est déterminer et ordonnancer les tâches de votre projet, et estimer la charge de chacune de ces tâches.

La planification est un exercice intéressant dans la mesure où il nous fait réfléchir sur chaque étape de notre projet et nous permet de penser à toutes ses implications.

Pour planifier un projet, commencez par le découper en tâches…

Qu’est-ce qu’une tâche ? Quelles sont les tâches de mon projet ? Comment les ordonnancer ?

kit management de projet

Qu’est-ce qu’une tâche de projet ?

Une tâche, c’est  une action à mener pour obtenir un résultat. 

Les tâches sont parfois appelées aussi “activités”, en vertu de la traduction anglaise du terme “activity” que l’on trouve dans les principaux logiciels de planification de projet anglo-saxons.

Réfléchissez bien à toutes les étapes nécessaires à l’atteinte de l’objectif de votre projet, afin de ne pas oublier une seule tâche.

À chaque tâche définie, associez un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières adaptées et prévisionnelles, une charge de travail exprimée en nombre de journées-homme et surtout une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin.

Chaque tâche doit être assez courte, moins de quinze jours.

Dans votre planning, il existe des relations de dépendance entre les tâches.

En effet, on ne peut pas poser le toit de sa maison avant les fondations et les murs.

L’ordonnancement des tâches est donc important dans la gestion de projet.

Donc ordonnancez vos tâches, demandez-vous :

  • Quelle tâche doit être faite avant quelle(s) autres ?
  •  Quelles tâches peuvent être faites en même temps ou se chevaucher partiellement ?

Comment définir les jalons d'un projet ?

En anglais, on parle de "milestones". En français, on parle des jalons d’un projet.

Les jalons sont les événements clés de votre projet, qui démontrent une progression du projet.

Les jalons sont les dates importantes de réalisation de votre projet qui se matérialisent le plus souvent par une réalisation concrète de type production de livrables.

Le livrable, c’est tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l’achèvement d’une phase du projet ou de fin du projet.

Dans votre planning, les jalons fixent la fin d’une phase de votre projet.

Qu'est-ce qu'un planning projet ?

Planifier un projet, c’est lister puis ordonnancer les tâches de votre projet... c’est établir un planning pour votre projet qui va vous servir à déterminer si les objectifs de votre projet sont atteints.

Le planning est un bon outil pour communiquer l’avancement du projet et suivre cet avancement.

Il vous servira de base de travail pour déterminer l’affectation des ressources à chacune des tâches.

Important :  La durée d’une tâche est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.

Il faut associer à chaque tâche de votre projet les dates au plus tôt (Début au plus tôt et Fin au plus tôt de l’exécution de la tâche) et les dates au plus tard (Début au plus tard et Fin au plus tard de l’exécution de la tâche).

Qu'est-ce que le chemin critique d'un projet ?

On ne peut planifier un projet sans tenir compte du chemin critique. Ce dernier correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet.

Ce chemin est continu depuis le début jusqu’à la fin du projet.

Tout retard affectant une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin.

Autrement dit, si une tâche du chemin critique est retardée, c’est tout le projet qui est retardé.

La tâche critique est une tâche du chemin critique.

En savoir plus sur le chemin critique d'un projet.

Toute modification sur la durée d’une de ces tâches critiques impacte d’autant plus la durée totale du projet.

La marge est la possibilité qu’à une tâche d’être retardée sans impacter le projet. Donc, les tâches qui sont sur le chemin critique ont une marge nulle.

Maintenant que vous avez entre les mains les bases, vous pouvez étudier les techniques de planification, le diagramme de GANTT et la technique PERT.

Diagramme de Gantt

Modèle de Diagramme de Gantt

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Comment planifier un projet ?

Voici 7 conseils pour planifier un projet :

  1. Comprendre le ou les objectifs de votre projet 
  2. Cerner le périmètre du projet et les livrables à réaliser. Si ces notions ne vous sont pas encore familières, je vous invite à lire l’article sur les concepts de la planification.
    Vous devez découper votre projet en phases.
  3. Bien définir les tâches à accomplir pour chaque phase. On parle aussi souvent des activités à effectuer, le terme d’activité étant utilisé comme synonyme de tâche.
    Une fois le découpage chronologique de votre projet effectué en phases, vous devez préciser :
    • Ce qui doit être fait (Macro-tâches),
    • Par qui cela doit être fait (ressources),
    • Comment les résultats doivent être présentés (livrables),
    • Comment ils vont être validés (jalons en tant que dates de réalisation importante).
  4. Bien estimer la charge de chacune des tâches. C’est-à-dire le nombre d’heures nécessaires pour effectuer chaque tâche. Pour réussir cette estimation, impliquez l’ensemble des acteurs du projet.
    Exemple : un développeur est capable d’estimer approximativement le temps de travail qui lui est nécessaire pour développer un certain type d’application.
  5. Bien ordonnancer les tâches. Quelle tâche doit être faite avant telle autre et quelle tâche peut être faite en parallèle avec une autre ? Pour cela vous pouvez utiliser le diagramme de PERT.
  6. Construire votre calendrier de projet, en déduisant les délais nécessaires et les dates de réalisation. 
  7. Bien utiliser un outil de planification, pour formaliser votre analyse et pour suivre le projet une fois lancé. Ceci est primordial pour réussir la planification projet.
conseils planification de projet

Découvrir ici comment utiliser le WBS pour le découpage de votre projet

Si des projets de même type ont déjà été menés dans votre entreprise, procurez-vous les plannings des anciens projets pour vous en servir de base de travail, en particulier les plannings ré-actualisés en cours de projet.

En effet, au cours du projet, il est possible et même probable que certaines tâches prennent plus de temps que prévu ou que d’autres tâches prennent moins de temps que prévu.

Donc le gestionnaire de projet est obligé dans le cadre de son suivi de projet de remettre à jour son planning fait sous forme de diagramme de Gantt et donc il est préférable de vous procurer les derniers plannings ré-actualisés des anciens projets similaires.

kit management de projet

Les outils de planification de projet

Ils sont nombreux sur le marché et je n’ai pas encore eu l’occasion de tous les tester, mais en voici quelques-uns que je vous recommande :

  • GanttProject: gratuit, facile à utiliser, mais j’ai déjà rencontré de petits bugs;
  • Microsoft Project : un grand classique conseillé pour les grands projets dans les grandes entreprises;
  • OpenProject (logiciel libre);
  • Timeperformance; 
  • Redmine;
  • Egroupware;
  • Atikteam;
  • Serena;
  • Project’Or Ria

Vous l’aurez compris, chaque logiciel de gestion de projet pourra faire l’objet d’un article à lui tout seul.

4 pièges à éviter en planification de projet

pièges à planification de projet

1) N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre

Le planning n’a pas besoin d’être élaboré dans les moindres détails avant d’être mis en œuvre.

Dans la réalité, le planning de projet est un document vivant qui sera ajusté en fonction des hauts et des bas du projet qu’il sert. 

Utilisez la règle de Pareto 80/20 pour lancer le processus, et laissez votre équipe et vos parties prenantes guider le document en fonction des besoins.

2) Pas besoin de commencer de zéro

Réinventer la roue ne vous aidera pas forcément à élaborer un meilleur plan.

Nous gaspillons d’ailleurs souvent trop de temps à élaborer un plan qui sera ensuite considérablement modifié pendant le processus.

Utiliser des modèles de projets existants et des bonnes pratiques est un excellent moyen de limiter l’effort de départ quand on planifie un projet.

3) Évitez la paralysie de l’analyse

Un plan trop détaillé débouche très souvent sur une exécution inefficace d’activités granulaires et peut poser des problèmes lorsqu’il s’agit de suivre les progrès.

Il s’agit de trouver un juste équilibre au niveau des détails du plan pour permettre aux membres de l’équipe d’acquérir une meilleure compréhension dans leur exécution, tout en livrant les données nécessaires au projet et permettant aux parties prenantes de prendre des décisions. 

4) N’élaborez pas le planning seul

Une des étapes les plus critiques dans l’élaboration réussie d’un plan consiste à s’assurer de l’adhésion et de l’engagement des parties prenantes dans le processus d’élaboration du plan. 

Le plan doit être la feuille de route de l’ensemble du projet et toutes les parties sont responsables de son succès.

C’est d’ailleurs la seule raison pour laquelle on a besoin de l’implication des parties prenantes pour aider à guider et à approuver le plan du projet, quels que soient ses résultats finaux.

En somme, même s’il est impossible d’éviter tous les écueils lors du processus d’élaboration du plan, le rôle du chef de projet est d’élaborer un plan reflétant la meilleure version possible de la réalité du projet en évolution. 

Ceci dit, les planificateurs doivent reconnaître qu’ils ne peuvent pas travailler seuls et qu’ils doivent impliquer autant de parties pertinentes que possible pour construire un plan ayant le maximum de chances de réussir.

Conclusion

Planifier un projet avec succès, dépend donc tout autant des ressources, des parties prenantes, de la charte et de la documentation ainsi que de tous les autres facteurs du projet qui doivent travailler en harmonie pour assurer le succès d’un projet.

Je vous ai recommandé 7 conseils pour assurer la bonne mise en place de votre planning projet, à savoir la/le :

  • Compréhension des objectifs du projet 
  • Compréhension du périmètre du projet et de ses livrables
  • Bonne définition des tâches/activités du projet
  • Bonne estimation de la charge de travail
  • Bon ordonnancement des tâches
  • Construction du calendrier
  • Bonne utilisation de l'outil de planification pour suivre le projet

Un planning projet réussi se construit sur tous les éléments qui constituent le projet et non l’inverse. 

Les bonnes pratiques en matière de planification imposent un examen et des ajustements permanents du plan pour refléter la véritable direction du projet dans sa globalité.

J’espère que vous allez mettre en pratique ces 7 conseils, tout en tenant compte de ces 4 pièges à éviter, afin de réussir la planification projet.

Et vous, comment planifiez-vous votre projet : quel logiciel utilisez-vous et pourquoi ?

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Claire

A propos de l'auteur

Claire Cornic est certifiée Prince2® et Agile PM®. Elle a travaillé comme MOA et comme gestionnaire de projets informatiques pour différents secteurs d'activité (constructeur informatique, secteur bancaire, gestion de patrimoine...)

Les autres articles du dossier

  • Bonjour,

    Merci Claire pour votre to do list pour débutant en gestion de projets : rappeler la nécessité de mener un découpage précis des tâches et des charges qui leur seront alloués constituent une étape indispensable mais souvent bâclée. On ne dira jamais assez à quel point l’évaluation conditionne le succès d’un projet.
    Tout comme Anne, j’utilise VMproject, il est convivial et offre des fonctionnalités intéressantes diagramme de gantt notamment, à un prix plus que correct.

  • SENINET WALID dit :

    Bonsoir
    très bonne idée se blog. Je me présente, je suis étudiant en master structure réparation et couts de construction et je prépare mon PFE qui consiste a calculer et à planifier un lot de 5 bâtiment de R+5 ma demande est la suivant est-ce que vous pouvez m indiquer les durées des différentes tâches ou par exemple combien de mètres carrés peut réaliser un carreleur en une heure?

  • Bonjour,

    Très bon article clair et précis. Merci.

    Personnellement, j’utilise le logiciel VMproject. C’est un logiciel collaboratif plus simple à utiliser que la plupart des autres outils de ce type. Ce n’est pas une usine à gaz en d’autres mots.
    Je le conseille pour tous ceux qui ont un ou plusieurs projets à gérer en même temps et qui veulent être efficace.

  • Laurent de Rauglaudre dit :

    Personnellement, je trouve que ce qui manque à ces pratiques et recommandations, c’est le travail d’intelligence collective pour créer le planning initial.

    Je crois que le chantier de formation des chefs de projet dans ce registre est immense. On peut en parler…

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