Planification de Projet

La planification de projet est une phase cruciale du cycle de vie d'un projet.

Pour réussir un projet sous la triple contrainte (délais, budget et périmètre), pas de secret, il faut le planifier.

La planification d'un projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, et à estimer leurs charges et déterminer les ressources nécessaires à leur réalisation.

Mais aussi à réfléchir à comment les risques projet seront gérés, à comment communiquer avec les parties prenantes du projet ... 

Il est donc nécessaire de prendre le temps qu'il faut pour planifier un projet en détail avant de passer à l'action.

Cet article méthodologique a donc pour vocation de vous familiariser ou vous faire réviser les grands concepts de la planification : tâches, jalons, livrables, planning et chemin critique.

Je vous donnerai dans un second temps, les étapes de la planification d'un projet, et les principaux pièges à éviter.

Voici une vidéo tutorielle qui récapitule la démarche de planification de projet :

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification de projet fait partie intégrante du cadre logique pour le suivi d'un projet.

Une estimation inexacte des délais est l'une des causes principales de l'échec d'un projet.

Elle consiste à déterminer et ordonnancer les tâches de votre projet, et estimer la charge de chacune de ces tâches. 

C'est la deuxième phase du processus d'un projet qui vient juste après la phase d'initialisation de projet.

La phase de planification vise à définir comment le projet sera exécuté, surveillé et contrôlé puis clôturé.

C'est un exercice intéressant dans la mesure où il nous fait réfléchir sur chaque étape de notre projet et nous permet de penser à toutes ses implications.

Le principal livrable de la phase de planification de projet est le plan de projet, qui doit répondre aux questions suivantes :

• Pourquoi ? Quel est le principal problème ou l'opportunité à laquelle répond le projet ?
• Quoi ? Quelles sont les activités à effectuer dans le projet ? Quels sont les principaux livrables ?
• Qui ? Quelles sont les parties prenantes, et quelle sera leur responsabilité au sein du projet ? Comment ces personnes seront-elles organisées ? Et comment communiqueront elles ?
• Quand ? Quel est le calendrier du projet ? Quand est-ce que les jalons seront finalisés ?

Pour planifier un projet, commencez par le découper en tâches…

Qu’est-ce qu’une tâche ? Quelles sont les tâches de mon projet ? Comment les ordonnancer ?

Qu’est-ce qu’une tâche de projet ?

Une tâche, c’est une action à mener pour obtenir un résultat. 

Les tâches sont parfois appelées aussi “activités”, en vertu de la traduction anglaise du terme “activity” que l’on trouve dans les principaux logiciels de planification de projet anglo-saxons.

Réfléchissez bien à toutes les étapes nécessaires à l’atteinte de l’objectif de votre projet, afin de ne pas oublier une seule tâche.

À chaque tâche définie, associez un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières adaptées et prévisionnelles, une charge de travail exprimée en nombre de journées-homme et surtout une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin.

Chaque tâche doit être assez courte, moins de quinze jours.

Dans votre planning, il existe des relations de dépendance entre les tâches.

En effet, on ne peut pas poser le toit de sa maison avant les fondations et les murs.

L’ordonnancement des tâches est donc important dans la gestion de projet.

Pour ordonnancer vos tâches, demandez-vous :

• Quelle tâche doit être faite avant quelle(s) autres ?
• Quelles tâches peuvent être faites en même temps ou se chevaucher partiellement ?

Comment définir les jalons d'un projet ?

Les jalons sont les événements clés de votre projet, qui démontrent une progression du projet.

En anglais, on parle de "milestones". En français, on parle des jalons d’un projet.

En planification de projet, les jalons sont les dates importantes de réalisation de votre projet qui se matérialisent le plus souvent par une réalisation concrète de type production de livrables.

Le livrable, c’est tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l’achèvement d’une phase du projet ou de fin du projet.

Dans votre planning de projet, les jalons fixent la fin d’une phase de votre projet.

Qu'est-ce qu'un planning projet ?

La planification de projet consiste à lister puis ordonnancer les tâches de votre projet... c’est établir un planning pour votre projet qui va vous servir à déterminer si les objectifs de votre projet sont atteints.

Le planning projet fait partie des trois contraintes de gestion de projet, à savoir : les coûts, le planning, et les délais :

C'est un bon outil pour communiquer l’avancement du projet et suivre cet avancement.

Il vous servira de base de travail pour déterminer l’affectation des ressources à chacune des tâches.

Important :  La durée d’une tâche est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.

Il faut associer à chaque tâche de votre projet les dates au plus tôt (Début au plus tôt et Fin au plus tôt de l’exécution de la tâche) et les dates au plus tard (Début au plus tard et Fin au plus tard de l’exécution de la tâche).

Qu'est-ce que le chemin critique d'un projet ?

On ne peut conduire une planification de projet sans tenir compte du chemin critique.

Ce dernier correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet.

Ce chemin est continu depuis le début jusqu’à la fin du projet.

Tout retard affectant une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin.

Autrement dit, si une tâche du chemin critique est retardée, c’est tout le projet qui est retardé.

La tâche critique est une tâche du chemin critique.

Toute modification sur la durée d’une de ces tâches critiques impacte d’autant plus la durée totale du projet.

La marge est la possibilité qu’à une tâche d’être retardée sans impacter le projet.

Donc, les tâches qui sont sur le chemin critique ont une marge nulle.

Maintenant que vous avez entre les mains les bases, vous pouvez étudier les méthodes de planification, à savoir : le diagramme de GANTT et la technique PERT.

Comment planifier un projet ?

La planification de projet est un processus que nous allons décliner en 6 étapes essentielles : de la compréhension des objectifs et définition du périmètre jusqu'à l'affectation des ressources et l'estimation des délais et du budget, sans oublier l'identification des risques.

En travaillant conjointement avec le planificateur projet, le chef de projet assure une gestion transparente et proactive de la planification projet.

Il s'agit de savoir :

• Quelles sont les exigences du projet
• Quelles activités à accomplir
• Quels sont les livrables à présenter
• Qui s'occupera de quoi 
• Dans quelle durée et à quel coût
• Quels sont les risques potentiels

Voyons donc étape par étape comment planifier les activités d'un projet :

1. Définir le contenu du projet

La première étape de la planification de projet consiste à comprendre les objectifs du projet et définir clairement l'énoncé du contenu et périmètre de projet.

Ce dernier couvre :

Mais aussi :

Il est donc nécessaire de définir les exigences avec les parties prenantes afin de détailler le périmètre.

Ces exigences doivent être consolidées, puis analysées et priorisées.

Pour vous faciliter la gestion des exigences projet, vous pouvez utiliser un outil tel quel la matrice des exigences :

2. Découper le projet (WBS)

Lors de cette étape de planification de projet, il s'agit de définir les tâches à accomplir pour chaque phase du projet.

On parle aussi souvent des activités à effectuer, le terme d’activité étant utilisé comme synonyme de tâche.

Il s'agit de créer l’organigramme du projet (WBS) ou la structure de découpage de projet (SDP) est le processus qui permet de faire une décomposition hiérarchique du périmètre de projet, en ses composants les plus fondamentaux.

Une fois le découpage chronologique de votre projet effectué en phases, vous devez préciser :

• Ce qui doit être fait (Macro-tâches),
• Par qui cela doit être fait (ressources),
• Comment les résultats doivent être présentés (livrables),
• Comment ils vont être validés (jalons en tant que dates de réalisation importante).

3. Déterminer les ressources projet

Après avoir construit votre planning projet, il est nécessaire d'identifier et sélectionner les ressources du projet. 

L’identification et la gestion d’engagement des parties prenantes de projet est la clé de voute pour une conduite de changement réussie, qui est elle-même, un facteur déterminant de la réussite d'un projet.

Chaque projet comporte des parties prenantes susceptibles d’affecter le projet, ou d’être affectées par celui-ci de façon positive ou négative.

Il est nécessaire d'identifier ces parties prenantes, planifier leurs engagements, les analyser et les gérer par la suite.

Pour réussir votre planification de projet, je vous suggère d'utiliser la matrice des compétences pour l'identification et la sélection de vos ressources humaines, et la matrice RACI afin de définir les rôles et les responsabilités.

4. Estimer les durées et ordonnancer les tâches

Tous les professionnels de gestion de projet s’accordent pour dire que le plan de management des délais du projet est l’un des livrables les plus critiques pour n’importe quel projet, quelle que soit son envergure.

L'objectif de l'estimation des délais en planification de projet est de savoir comment estimer le délai des activités.

Il s'agit d'estimer le nombre d’heures nécessaires pour effectuer chaque tâche.

Pour réussir cette estimation, impliquez l’ensemble des parties prenantes du projet et consultez les experts dans le domaine.

Exemple : un développeur est capable d’estimer approximativement le temps de travail qui lui est nécessaire pour développer une fonctionnalité spécifique dans une application web.

Maintenant que vous avez estimé les délais, vous devez les ordonnancer en répondant à la question : quelle tâche doit être faite avant telle autre et quelle tâche peut être faite en parallèle avec une autre ?

Pour cela, vous pouvez utiliser le diagramme de PERT.

Construisez ensuite votre calendrier de projet, en déduisant les délais nécessaires et les dates de réalisation.

Voici ci-après un modèle de planification de projet avec le diagramme de Gantt.

5. Estimer les coûts des tâches et créer le planning

Après avoir identifié les activités de votre projet, estimé leur durée, ordonné ces activités, créé le planning et identifié les ressources, il ne reste qu'à déterminer le coût des activités et ressources du projet.

Le défi de chaque chef de projet en planification de projet est de s’assurer que chacune des activités du projet a une estimation pertinente des ressources en termes de qualité et de quantité, d’une part.

Et d’autre part, de s’assurer de la disponibilité des fonds pour pouvoir engager les ressources de l’activité en temps et en heure.  

Toute mauvaise estimation ou absence de communication des objectifs financiers peut conduire à des dépassements budgétaires ou à des retards coûteux.

Le management du budget de projet consiste en la gestion des processus relatifs à la planification, à l’estimation, à la budgétisation et au contrôle des coûts des activités requises pour que le projet soit réalisé selon le budget approuvé.

Après avoir effectué une estimation de coût de toutes les activités, vous allez alors les consolider et ajouter une provision des risques et imprévus pour avoir le coût prévisionnel du projet.

Une fois ce travail fait, il conviendra de créer le planning projet.

6. Identifier les risques

En gestion de projet, les risques sont une propriété intrinsèque de la vie d’un projet.

D’ailleurs, le plus grand risque en planification de projet pourrait résider dans la pensée que le projet est un long fleuve tranquille.

Le management des risques de projet se décline en 7 processus, tout au long du cycle de vie de projet :

1. Planification de la gestion des risques dans un projet 
2. Identification des risques 
3. Analyse qualitative des risques 
4. Analyse quantitative des risques 
5. Planification des réponses aux risques 
6. Application des réponses aux risques
7. Surveillance et maîtrise des risques

La matrice et le registre des risques sont un moyen pour garder la main mise sur les risques.

Pour résumer, voici 7 conseils pour réussir votre planification de projet.

Les outils de planification de projet

Les outils de planification de projet sont nombreux sur le marché et je n’ai pas encore eu l’occasion de tous les tester, mais en voici quelques-uns que je vous recommande :

• GanttProject : gratuit, facile à utiliser, mais j’ai déjà rencontré de petits bugs
• Microsoft Project : un grand classique conseillé pour les grands projets dans les grandes entreprises
• TeamGantt : Facile à utiliser, avec une version freemium suffisante
• OpenProject (logiciel libre)
• Timeperformance
• Atikteam
• Serena
• Project’Or Ria

Vous l’aurez compris, chaque logiciel de gestion de projet pourra faire l’objet d’un article à lui tout seul.

4 pièges à éviter en planification de projet

1) N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre

La planification de projet n’a pas besoin d’être faite dans les moindres détails avant de passer à l'action.

Dans la réalité, le planning de projet est un document vivant qui sera ajusté en fonction des hauts et des bas du projet qu’il sert. 

Utilisez la règle de Pareto 80/20 pour lancer le processus, et laissez votre équipe projet et vos parties prenantes guider le document en fonction des besoins.1

2) Pas besoin de commencer de zéro

Réinventer la roue ne vous aidera pas forcément à élaborer un meilleur plan.

Nous gaspillons d’ailleurs souvent trop de temps à élaborer un plan qui sera ensuite considérablement modifié pendant le processus.

Utiliser des modèles de projets existants et des bonnes pratiques est un excellent moyen de limiter l’effort de départ en planification de projet.

3) Évitez la paralysie de l’analyse

Une planification des activités trop détaillée débouche très souvent sur une exécution inefficace d’activités granulaires et peut poser des problèmes lorsqu’il s’agit de suivre les progrès.

Il s’agit de trouver un juste équilibre au niveau des détails du planning projet pour permettre aux membres de l’équipe d’acquérir une meilleure compréhension dans leur exécution, tout en livrant les données nécessaires au projet et permettant aux parties prenantes de prendre des décisions. 

4) N’élaborez pas le planning seul

Une des étapes les plus critiques dans la planification des projets consiste à s’assurer de l’adhésion et de l’engagement des parties prenantes dans le processus d’élaboration du plan. 

Le plan doit être la feuille de route de l’ensemble du projet et toutes les parties sont responsables de son succès.

C’est d’ailleurs la seule raison pour laquelle on a besoin de l’implication des parties prenantes pour aider à guider et à approuver le plan du projet, quels que soient ses résultats finaux.

En somme, même s’il est impossible d’éviter tous les écueils lors du processus d’élaboration du plan, le rôle du chef de projet est d’élaborer un plan reflétant la meilleure version possible de la réalité du projet en évolution. 

Ceci dit, les planificateurs doivent reconnaître qu’ils ne peuvent pas travailler seuls et qu’ils doivent impliquer autant de parties pertinentes que possible, en utilisant la cartographie des décideurs, pour construire un plan ayant le maximum de chances de réussir.

Conclusion

Réussir la planification de projet dépend donc tout autant des ressources, des parties prenantes, de la charte et de la documentation ainsi que de tous les autres facteurs du projet qui doivent travailler en harmonie pour assurer le succès d’un projet.

Je vous ai recommandé 7 conseils pour assurer la bonne mise en place de votre planning projet, à savoir la/le :

Un planning projet réussi se construit sur tous les éléments qui constituent le projet et non l’inverse. 

Les bonnes pratiques en matière de planification imposent un examen et des ajustements permanents du plan pour refléter la véritable direction du projet dans sa globalité.

J’espère que vous allez mettre en pratique ces conseils, tout en tenant compte de ces pièges à éviter, afin de réussir votre gestion de la planification.

Et vous, comment planifiez-vous votre projet : quel logiciel utilisez-vous et pourquoi ?

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