Qui est le planificateur de projet et comment il interagit avec le chef de projet (REX) ?

Pour garantir la livraison des projets dans les temps, suffit-il d’avoir un planificateur de projet ?

Bras droit du chef de projet, garant du planning, au contact quotidien avec les équipes, le planificateur projet serait-il la solution pour tenir les engagements délais du projet ?

Je partage avec vous mon retour d’expérience, à reprendre tel quel ou à adapter pour votre portefeuille de projets.

Qu’est-ce qu’un planificateur projet ?

Pour définir le métier du planificateur projet, examinons les éléments suivants :

1) Le rôle et les responsabilités du métier

Que ce soit un rôle à part entière dans votre projet ou une casquette attribuée très clairement à l’un de vos équipiers, les responsabilités du planificateur sont nombreuses et comprennent :

2) La collaboration planificateur/chef de projet

Le planificateur projet et le chef de projet travaillent en étroite collaboration pour notamment :

L’échange d’informations est quotidien entre eux, que ce soit pour :

Afin d’assurer une bonne coordination entre eux, le partage de leurs responsabilités peut être défini dans une matrice RACI comme celle ci-dessous :

Collaboration planificateur chef de projet

Modèle de la Matrice RACI (+33 Templates)

Affectez les rôles et responsabilités avec la matrice RACI

3) Les qualités du planificateur

En plus de bonnes compétences techniques sur les outils de planification, de solides connaissances en gestion de projet, le planificateur de projets doit posséder les qualités suivantes :

  • La rigueur et la régularité
  • Le sens de l’analyse
  • Un esprit de synthèse
  • Une bonne communication
  • Du leadership

Ces qualités lui permettent d'assurer la tenue des délais et de savoir impliquer les différentes parties prenantes.

5) Les avantages pour l’organisation

Le rôle de planificateur de projet peut parfois être perçu comme une simple tâche de création et de mise à jour d'un planning.

Cela serait néanmoins très réducteur.

Loin d'être un rôle purement administratif, il joue un rôle essentiel dans la réussite du projet :

  • Efficacité : Il peut vous permettre de gagner beaucoup de temps et donc d’argent sur vos projets.
  • Expertise technique : Grâce à son expérience métier, il est très efficace lors de la construction du planning.
  • Gestion des risques : En perpétuel échange avec l'équipe projet, il sait identifier les risques planning et proposer des actions pertinentes.
  • Suivi quotidien : Sa présence permet d’avoir un état d’avancement quotidien et donc d’être très réactif et anticiper les dérives.
  • Support au chef de projet : Il permet enfin au chef de projet de réduire une partie de sa charge de travail afin de mieux se concentrer sur les échanges avec le client, la gestion des coûts, les points bloquants, les conflits … tout en ayant une gestion transparente et proactive de la partie planification.

En termes de rémunération, le salaire médian pour les emplois planificateur projet en France est € 41 500 par an ou € 22.80 par heure.

Les bonnes pratiques pour être un bon planificateur projet

Voici quelques bonnes pratiques pour réussir votre rôle de planificateur de projet :

1) Piloter par les délais

Un bon planificateur doit maîtriser les outils de planification et les bonnes pratiques de suivi du projet.

Il doit :

"Lorsque j’étais planificatrice projet, j’ai même pu proposer l’utilisation d’autres méthodes en fonction des besoins du projet, comme par exemple l’approche de la chaîne critique".

2) Engager l'équipe projet

Le planificateur sait impliquer l'équipe dans la définition des délais réalistes :

  • Il est responsable de définir avec l’équipe projet la planification initiale (Baseline) du projet.
  • Il s’assure dès le début que cette planification initiale est réaliste, cohérente et validée par tous, il met ainsi en place les bases d’un engagement fort de chaque équipier.
  • Il responsabilise les membres de l'équipe sur le respect des engagements.
  • Il s’assure que l’équipe ne s’écarte pas trop tout au long du projet de la planification initiale
  • Il s’assure que les différentes livraisons seront bien tenues grâce à la cohésion d’équipe qu’il maintient au quotidien.
  • Il motive l'équipe à travers une reconnaissance de leurs efforts pour tenir les jalons clés.

Tout écart par rapport au plan initial, sera pour le planificateur l’occasion d’alerter le chef de projet et de trouver collectivement des solutions.

"En tant que planificatrice, je passais beaucoup de temps sur le terrain avec les équipes.

S’intéresser vraiment à ce que chacun fait, créer une relation de confiance permet de capter les dérives le plus tôt possible. 

Je me souviens qu’un jour une personne est venue me voir spontanément en me disant qu’elle n’allait pas tenir les délais mais qu’elle avait identifié plusieurs pistes d’optimisation dans le planning. 

A force de partager le planning, les équipiers finissent eux aussi à bien comprendre les interfaces et dépendances et à mieux se l’approprier."

3) Assurer une gestion proactive des risques de retard

La qualité principale d’un bon planificateur de projet est de savoir ANTICIPER !

Il doit être familier avec l’analyse de risques, dans sa mise en place comme pour la gestion des risques. 

Le planning est en effet indissociable d’une bonne maîtrise des risques.

Son suivi quotidien doit lui permettre de :

  • Identifier les principaux risques de retard en étudiant notamment les dépendances entre les tâches, en vérifiant la disponibilité des ressources et en analysant l’impact des imprévus sur le reste du projet.
  • Mettre en place des plans d'action pour prévenir et atténuer ces risques.
  • Suivre régulièrement l'évolution des risques et ajuster les plans en conséquence.

4) Gérer les ajustements dus aux changements et imprévus

Dans un projet, les changements peuvent être nombreux, les imprévus vont souvent impacter la planification initiale.

Un bon planificateur projet doit savoir réagir rapidement et s’adapter.

Pour cela, il peut :

  • Mettre en place une approche agile pour gérer les changements
  • Anticiper les imprévus et avoir un plan d'action pour y faire face
  • Communiquer rapidement sur les impacts des changements et imprévus.

5) Développer une amélioration continue de la gestion des délais

Savoir réagir est important mais capitaliser sur le passé peut aussi s’avérer vertueux pour le projet.

Le planificateur doit :

  • Analyser les causes des retards passés pour comprendre les causes, les dysfonctionnements
  • Identifier les bonnes pratiques et les leçons apprises au sein du projet
  • Mettre en place des actions d'amélioration continue

"Dans le service dans lequel je travaillais, nous avions créé des plannings types (templates) et des modèles de reporting associés.

Même si chaque projet est unique, la trame des projets suit souvent une logique similaire. 

Ces modèles permettent de coller aux processus de l’entreprise également.

Ainsi chaque planificateur pouvait proposer des améliorations de ces modèles grâce aux retours d’expérience qu’il menait tout au long du projet."

Conclusion

En conclusion, un bon planificateur doit donc être pro-actif, anticiper les dérives et communiquer régulièrement avec l’équipe projet.

C’est en ajustant au quotidien le projet qu’il participera à l’atteinte des objectifs dans les temps.

Delphine FALCOZ

A propos de l'auteur

Après avoir travaillé 15 ans dans l’industrie en gestion de projet et management, sur des projets de création d’offres, d’affaires clients et de logistique, Delphine est aujourd’hui cheffe de projet externalisée, consultante et formatrice en gestion de projet.
Elle intervient dans des secteurs variés et de plus en plus dans le monde de la formation avec des projets numériques éducatifs et ludiques.
Delphine est certifiée PMI® (PMP - 2011 et Agile Hybrid Project Pro - 2022), Scrum.org (PSM et PSPO - 2022) et auteure du livre « 60 minutes pour Maîtriser les délais de vos projets » aux éditions Gereso.
En savoir plus sur Delphine et ses publications

Les autres articles du dossier 

{"email":"Adresse email invalide","url":"Url du site invalide","required":"Champ obligatoire non renseigné"}

Guide GRATUIT du chef de projet

25 points clés que la plupart des chefs de projet négligent dans la gestion de leurs projets (+ concepts et notions clés).

>